Teambuilding

Teams en teambuilding
Teamleiding
Tips voor Teambuilding
Een rondje maken
Geschreven antwoorden verzamelen

Hoe smeed je een groep individuen tot een hecht team? Een groepsactiviteit of een dag op de hei is goed voor de sfeer en de onderlinge verhoudingen, maar het is niet genoeg om mensen zover te krijgen dat ze gelijkgericht werken aan gezamenlijke prestaties. Teambuilding is een manier van werken. Alleen door er dagelijks bewust mee bezig te zijn, breng je een team tot topprestaties.

Teams en teambuilding

Wat is een team en wat is het niet? Wat zijn de voordelen van teamwork? Wat is teambuilding?
Een team ontstaat niet vanzelf. Sommige groepen weten zich op te werken tot een hecht samenwerkingsverband dat topprestaties realiseert. Andere groepen vallen ruziënd uiteen voordat de eindstreep –het teamresultaat- zelfs maar in zicht is.
Hoe een team zich ontwikkelt, is onder meer beschreven door psycholoog Bruce Tuckman. Tuckman onderscheidt vier fasen van teamontwikkeling.

Fase 1: vorm
In de eerste fase kennen mensen elkaar nog niet. Omdat er nog geen onderlinge verbondenheid of intimiteit is, is de aandacht vooral gericht op de centrale persoon: de groeps- of teamleider. Dit is de fase waarin de teamleider zijn rol als leider neerzet. In deze fase is het cruciaal dat hij de autoriteit uitstraalt die de leden van hem verwachten.
Fase 2: storm
De fase van conflict en chaos. Verschillen, irritaties en conflicten tussen teamleden komen aan de oppervlakte, omdat elk teamlid zijn standpunten en belangen nastreeft. Het 'ik'-gevoel is in deze fase veel sterker aanwezig dan het 'wij'-gevoel. Dat leidt soms tot openlijke conflicten en meningsverschillen. Ook worden in deze fase de contouren van groepsrollen (zwarte schapen, leiders) duidelijk.
Fase 3: norm
Groepsnormen worden duidelijker zodra teamleden hun rol als teamlid beginnen te accepteren. De samenwerking komt op gang en de manier waarop mensen samenwerken wordt expliciet of impliciet vastgelegd. Ieder teamlid wordt zich er meer en meer van bewust dat hij de anderen nodig heeft om resultaten te bereiken.
Fase 4: prestatie
Losse individuen transformeren zich in teamspelers. In deze fase is er een grote betrokkenheid bij elkaar en bij de teamdoelen. Teamleden communiceren open met elkaar, spreken conflicten uit en voorzien elkaar van constructieve feedback.
Teamvorming is in de visie van Tuckman geen lineair proces waarin de fasen successievelijk worden doorlopen. Door allerlei factoren (een nieuw teamlid, een managementdecreet) kan een goed functionerend team weer terugvallen in een vorige fase. Soms zijn de verschillen zó groot of de voorwaarden zo slecht dat het team de prestatiefase niet eens bereikt.

Het leiden van een team

Als teamleider heb je de hoofdrol in het teamproces. Je stuurt, schept voorwaarden, ruimt hindernissen uit de weg, creëert uitdagingen en stuurt bij als het nodig is. Alles bij elkaar een hele klus. Ben jij verantwoordelijk voor het leiden van een team? Neem een voorbeeld aan de werkwijze van succesvolle teamleiders.

Richting geven en structureren
De eerste stap is duidelijkheid scheppen over de richting, de ambitie of koers. Teamleden moeten weten wat de doelstelling is van de organisatie, welke rol het team daarin speelt en wat daarin de bijdrage is van ieder teamlid. De teamleider geeft die helderheid.
Liggen koers en doelstellingen vast, dan is het zaak knopen door te hakken over de omvang, samenstelling en werkwijze van het team.

Luisteren en ondersteunen
Essentieel voor teambuilding is dat teamleden onbevreesd hun bijdrage kunnen leveren en dat ze problemen of hindernissen onbelemmerd kunnen uiten. Als teamleider heb je voortdurend oog en oor voor teamleden. Dat komt bijvoorbeeld tot uiting in het geven en ontvangen van feedback, het omgaan met kritiek en open communicatie.
Een effectieve teamleider schept voorwaarden voor samenwerking en teamprestaties. Dat begint met een duidelijk mandaat: het team moet het vertrouwen krijgen van het management en moet –binnen kaders- zelfstandig beslissingen kunnen nemen en vrij kunnen functioneren. Ondersteuning gaat ook over materiële zaken. Het team moet over de middelen beschikken die nodig zijn om de doelstelling te halen.

Ontwikkelen
Het model van Tuckman laat zien dat een team verschillende fasen doormaakt. In elke fase speelt de teamleider een andere rol.

Tips voor teambuilding

Theorie over teambuilding is er in overvloed. Maar, hoe ga je nu écht te werk in de praktijk. Enkele praktische tips waarmee je als teamleider je voordeel doet.

Geef richting én uitdaging
- Formuleer duidelijke doelstellingen en ambities voor het team. Scherp je visie aan die van de teamleden: laat hen meepraten, geef ruimte aan creatieve ideeën.
- Zorg voor een mandaat: een kader waarbinnen het team zelfstandig kan functioneren zonder steeds te moeten terugkoppelen naar een hoger management.
- Geef het team als geheel een inhoudelijke én stimulerende uitdaging: een prestatie die het uiterste van de kennis en vaardigheden vergt maar die wel haalbaar is.
- Geef ieder teamlid een duidelijke rol en verantwoordelijkheid.

Stimuleer samenwerking
- Maak mensen met verschillende achtergronden, kennis en ervaring samen verantwoordelijk voor een eindresultaat.
- Communiceer! Leg besluiten uit, creëer betrokkenheid, bijvoorbeeld door ieders inbreng te vragen en tussentijdse resultaten te presenteren.
- Geef het team bewegingsruimte en ontplooiingskansen: hecht niet te zeer aan je positie als teamleider. Wees bereid macht af te staan als dat het functioneren van het team ten goede komt.
- Zorg voor nabijgelegen werkplekken van teamleden. Daarmee slecht je de drempel voor informeel contact en collegiaal overleg.
- Stimuleer het werken in tweetallen. Help 'achterblijvers' erbij te blijven, door hen te koppelen aan sterkere teamleden.
- Houd het werk spannend: laat taken rouleren. Denk aan een wisselend voorzitterschap van vergaderingen.
- Vraag anderen om hun inbreng bij het ontwikkelen van plannen of oplossen van problemen. En, doe iets met de inbreng die je krijgt!
- Nieuw teamlid? Betrek andere teamleden bij het selectieproces.

Bied ondersteuning
- Zorg voor een goed geëquipeerde en aangename werkomgeving. Denk aan de inrichting van de werkplek, ict-voorzieningen, secretariële en administratieve ondersteuning.
- Heb oog en oor voor problemen en hindernissen. Ruim ze uit de weg en doe er iets mee.
- Kies activerende werkvormen.
- Deel complimenten uit als daar reden voor is. Ga niet zelf met de eer strijken, maar hanteer het principe: ere wie ere toekomt.
- Beloon (uitzonderlijke) prestaties van teamleden. Laat het ook weten als prestaties onder de maat blijven.
- Delegeer! Laat anderen taken uitvoeren die misschien eigenlijk op jouw bordje als teamleider liggen. Door te delegeren, toon je vertrouwen en geef je anderen de kans te laten zien wat ze waard zijn.
- Zorg voor humor en lol. De boog kan niet altijd gespannen zijn, juist door eens te lachen en je eigen rol te relativeren, schep je aangename werksfeer.

Ontwikkel het team voortdurend
- Train het team in methodisch werken. Zo kunnen teamleden hun energie richten op het gestructureerd werken aan het gezamenlijke doel. Coach het team in het geven en ontvangen van feedback.
- Signaleer lacunes in kennis en vaardigheden. Stel mensen in staat opleidingen, trainingen of workshops te volgen om vaardigheden aan te scherpen of om nieuwe inspiratie op te doen.
- Onderzoek en bespreek problemen en knelpunten. Zoek gezamenlijk naar oplossingen.
- Leer van successen en van dingen die mis zijn gegaan. Creëer momenten van reflectie op resultaten en werkwijze.
- Maak groepssuccessen zichtbaar en vier ze gezamenlijk. Samen een succes bereiken, is een effectieve vorm van teambuilding.
- Zorg voor ontspanning en recreatieve momenten. Een gezamenlijke lunch, een diner of een uitstapje met z'n allen.
- Kies activerende werkvormen

Een rondje maken

Wil je een oplossing voor een probleem of ben je op zoek naar creatieve invalshoeken? Ga de groep rond en geef ieder teamlid kort het woord. Voorkom dat zo'n rondje uitmondt in oeverloze discussies. Bijvoorbeeld door de spreektijd te beperken (iedereen krijgt 5 minuten), door discussiepunten te parkeren (opschrijven op een flap) en door mensen te verbieden een eerdere spreker te herhalen.
Deze werkvorm is op verschillende manieren toe te passen. Als er geen noodzaak is om 'met de klok mee' te werken, kun je elke spreker de volgende spreker laten aanwijzen. Dit maakt de werkvorm wat dynamischer. Bovendien dwing je iedereen bij de les te blijven.

Geschreven antwoorden verzamelen

Stel een vraag of poneer een stelling. Vraag ieder teamlid om anoniem een antwoord of idee op te schrijven. Verzamel de antwoorden, orden ze op basis van gelijksoortigheid en bespreek vervolgens met het hele team elk (groepje van) antwoorden. Deze werkwijze heeft als voordeel dat ook verlegen mensen gemakkelijk hun bijdrage kunnen leveren. Bovendien verplicht het iedereen om zijn idee of antwoord kort en bondig samen te vatten.

Viskom
In grotere teams is het soms lastig een discussie beheersbaar te houden. In zo'n situatie is de 'viskom' effectief. Je maakt twee groepen en plaatst ze in twee kringen bij elkaar. Groep één vormt de binnenring, groep twee de buitenring. Groep één heeft als opdracht over een bepaald thema te discussiëren, groep twee luistert naar wat gezegd wordt.
Na enige tijd neem je een 'time out'. ?Groep twee krijgt de gelegenheid om –kort en bondig- de hoofdpunten samen te vatten en (eventueel) te noteren op een flap. Vervolgens wisselen de twee groepen van rol: groep twee discussieert en groep één hoort toe.
Is het thema voldoende behandeld en heeft iedereen zijn inbreng kunnen leveren, dan voer je tot slot een plenaire discussie om knopen door te hakken.

Discussie in subgroepen
Verdeel de groep in subgroepen en geef elke subgroep de opdracht een (onderdeel van) een probleem uit te werken of op te lossen. Na afloop laat je een vertegenwoordiger van elke subgroep kort plenair de bevindingen presenteren. Die bevindingen zijn vervolgens weer input voor een discussie met het team als geheel.
Een voor de hand liggende groepsindeling is het werken in twee-, drie- of viertallen met mensen die toevallig naast elkaar zitten. Soms is het slim anders te werk te gaan. Bijvoorbeeld door mensen zélf de subgroep te laten kiezen die hen het meest aanspreekt. Of door als teamleider zelf subgroepen samen te stellen waarin mensen met verschillende achtergronden vertegenwoordigd zijn.

Meer over teambuilding activiteiten